KEI Update #10: Ervaring SBB Zomerland

KEI Update #10: Ervaring SBB Zomerland

In bijna alle bewindszaken bij SBB Zomerland communiceren zij digitaal met de Rechtbank. Wat zijn de eerste ervaringen? Hoe is de koppeling met het Aansluitpunt Toezicht verlopen? Daarover spraken wij met Elma Dogge van Stichting Bewindvoering en Beheer (SBB) Zomerland.

De voorbereiding

Elma vertelt over de voorbereiding. “Sinds 2017 hielden we in onze werkwijze al rekening met deze koppeling. Destijds hebben we een aantal aanpassingen gedaan en zijn we al het grootboek schema gaan gebruiken dat de Rechtbank hanteert. Daardoor hoefden we dit nu niet meer om te zetten.

Bovendien hadden we al het betreffende certificaat in huis dus daar hoefden we ook niet op te wachten. Tot slot, hadden we bij de initiële inrichting van de software de juiste keuzes gemaakt die nu in ons voordeel waren.”

 “De voorbereidingen verliepen heel voorspoedig en we werden uitvoerig begeleid door onze consultant Ineke Mooijman.”

Het stappenplan

“Aan de hand van het Handboek KEI waarvan Bizon ons voorzag werd de koppeling met de rechtbank soepel tot stand gebracht.”

“De beschreven stappen in de handleiding hebben we doorlopen. Op punten waar werd aangegeven om extra aandacht te geven hebben we dat gedaan. Vervolgens hebben we een datum ingepland met Ineke om de nieuwste versie te implementeren zodat we konden starten met het digitaal communiceren met de rechtbank.”

Het aansluitpunt Toezicht

“Door goede afstemming tussen Bizon, de rechtbank Rotterdam en onze organisatie zijn we in augustus gestart met de digitale communicatie in vier van onze bewindszaken. We begonnen met een klein aantal dossiers om te kijken of alles goed werkte. Inmiddels communiceren we in bijna al onze bewindszaken digitaal.”

“Daarbij hebben we begeleiding bij ons op locatie gehad van Bizon, zodat we live mee konden kijken. Dat was heel prettig omdat toen ook de eerste berichten van de rechtbank binnen kwamen”

“Nadat we hadden vastgesteld dat de koppeling goed werkte en we van alle vier de zaken alle berichten ontvingen, zijn we in volle gang doorgegaan met de migratie. We zijn nu bijna volledig digitaal.”

“Dit is fijn aangezien we al met compleet digitale dossiers werkten. De digitale en papieren dossiers bij de rechtbank liepen nog wel even door elkaar. Maar de overgebleven papieren dossiers bij de rechtbank worden geleidelijk uit gefaseerd.”

De voordelen

“Vooraf waren we wel gespannen, we dachten dat de aansluiting veel consequenties zou hebben. Maar we waren goed voorbereid en hebben vlekkeloos aan kunnen sluiten”

“De digitale communicatie met de rechtbank zorgt er voor dat alles veel sneller geregeld is. De communicatie met de rechtbank verliep voorheen moeizamer. Je kon alleen via post of telefoon communiceren.

Nu wordt er veel sneller gereageerd. In complexe zaken gaat er wel wat meer tijd overheen maar nog steeds minder dan voorheen. We hoeven minder vaak te bellen met de rechtbank en hebben meer overzicht in het proces. Bijvoorbeeld bij machtigingsverzoeken, kunnen wij de cliënten sneller een antwoord geven of de aangevraagde besteding is goedgekeurd door de rechtbank.

Daarnaast kunnen er geen documenten bij ons of bij de rechtbank kwijtraken. Een andere voordeel is dat alles wordt gelogd.”

Elma’s tip voor collega bewindvoerders

“Bereid je goed voor op de aansluiting.”

Over SBB Zomerland

Ruim dertig jaar is de Stichting Bewindvoering en Beheer (SBB) Zomerland actief als beschermingsbewindvoerder en beheerder van financiële administraties van wettelijk vertegenwoordigers van cliënten.

De stichting komt voort uit Stichting Bewindvoering en Beheer (SBB) Zuidwester en als gevolg van de Kwaliteitswet is SBB Zomerland vanaf 1 april 2016 volledig onafhankelijk en actief als zelfstandige professionele bewindvoerdersstichting.

Over Elma Dogge

Elma Dogge is naast assistent bewindvoerder en senior back office medewerker ook functioneel applicatiebeheerder bij SBB Zomerland. Elma werkt dus niet alleen met onze software maar is ook verantwoordelijk voor de implementatie en het beheer ervan. Daarom was zij ook verantwoordelijk vanuit SBB Zomerland voor het maken van de koppeling met het Aansluitpunt Toezicht. Wij vroegen haar hoe dit is gegaan.

Bizon Financiële Software levert middelgrote tot grote organisaties complete en deelapplicaties op het gebied van (financieel) administratieve software in de zorg, zakelijke dienstverlening en retail sector. Wie voor Bizon Software kiest, kiest voor vertrouwen. En kan zich laten leiden door een hecht team van ervaren professionals. Professionals die jouw speelveld al vele malen hebben verkend. En bekend zijn met de stromen, de input en de output die zo kenmerkend zijn voor jouw business.
error: Content is protected !!