De (mobiele) toekomst van kas en bankboek administratie in de zorg

De (mobiele) toekomst van kas en bankboek administratie in de zorg

Hoe gaat uw instelling om met kleine uitgaven voor cliënten of de organisatie? Worden deze contant of met een betaalpas voldaan? Heeft u grip op al deze contante en pin-uitgaven binnen uw instelling? Hoeveel tijd besteden uw medewerkers aan de administratie hiervan? Wilt u contant geld ook zo veel mogelijk terugdringen?

Kasadministratie in de zorg

Betaalpassen in Nederland bestaan al sinds de vorige eeuw. Ze zijn niet meer weg te denken uit het dagelijks leven. Toch maken veel organisaties nog steeds gebruik van contant geld. Met name bij zorginstellingen (denk daarbij aan verstandelijke gehandicapten zorg, maar ook aan ouderzorg of kinderopvang) worden op locaties kleine dagelijkse uitgaven vaak met contant geld van de instelling voldaan en later eventueel bij de cliënt in rekening gebracht.

Het beheren van deze uitgaven gebeurt veelal in een kasboek op de betreffende locatie. De verschillende inkomsten en uitgaven worden verwerkt in een systeem gekoppeld aan de centrale financiële administratie. Dubbel invoerwerk wordt hiermee voorkomen. Het overnemen van de informatie van de kassabonnen en het archiveren van de kassabonnen is een arbeidsintensief proces voor de zorgmedewerker. Bovendien verleent deze medewerker liever zorg in plaats van zijn of haar tijd te besteden aan administratie.

Daarnaast zorgen contante geldstromen voor onnodige risico’s en kans op fraude. Dit moet makkelijker kunnen, toch? Gelukkig zien we dat het kasboek de afgelopen jaren de nodige veranderingen heeft doorgemaakt.

Van kas naar pas

Wij zien dat veel organisaties de afgelopen jaren zijn overgestapt. Betaalpassen zijn een oplossing waarmee instellingen contant geld kunnen terugdringen. Een bijkomend voordeel is dat de transactiedata en saldo informatie van betaalpassen online beschikbaar zijn, hiermee wordt het risico op gegevensverlies geëlimineerd en wordt de inzichtelijkheid in de uitgaven verhoogd.

Een ander voordeel is dat het door het gebruik van betaalpassen mogelijk is om de uitgaven die een desbetreffende medewerker doet direct te koppelen aan deze medewerker en eventueel aan een (of meerdere) woongroep(en). Wanneer de gegevens van medewerkers worden vastgelegd in het systeem, kan een transactie voor een gedeelte geautomatiseerd worden aangevuld met informatie. Bovendien is het eenvoudig om ontbrekende transactie informatie op te vragen bij de juiste persoon.

Ontzorg de zorgmedewerker, verlaag en vereenvoudig administratieve lasten

Hoe kunnen we al deze geldstromen, betaalpassen en de daarbij behorende administratieve rompslomp vereenvoudigen? Wij zijn van mening dat mobiele oplossingen hierin een uitkomst bieden. Hiermee kan registratie bij de bron plaatsvinden.

Onze oplossing, de MobiBon, waarmee eenvoudig kosten gespecificeerd en verantwoord kunnen worden.

MobiBon is een Web-app oplossing waarmee medewerkers van zorginstellingen eenvoudig (decentrale) uitgaven en inkomsten (vanuit de kas of via een betaalpas) kunnen specificeren en verantwoorden. Door een foto van het bonnetje te maken wordt deze aan de transactie gekoppeld. De transacties en foto’s worden tevens zichtbaar in het WebKasBankBoek en worden als reguliere transacties meegenomen in de administratie, zodat ze bij de maandafsluiting geëxporteerd worden naar de cliëntgelden administratie. De foto’s van de bonnetjes zijn zo ook op het centrale kantoor beschikbaar in het financieel pakket!

In de MobiBon Web-app, in combinatie met onze software voor cliëntgelden administratie, kunnen uitgaven van betaalpassen weergegeven worden in een “persoonlijk bankboekje”. In dit overzicht kan de betreffende medewerker zijn of haar transacties inzien en aanvullen.

In het “bring your own device” beleid merken wij dat zorginstellingen niet voorop lopen. Daarom is de Web-app zo ontworpen dat deze ook als mobiele website te openen is (ook op een tablet uiteraard) en er bestanden achterblijven op de smartphone voor de veiligheid. In gebruik is de Web-app intuïtief zoals medewerkers gewend zijn bij privé gebruik van moderne smartphone apps. De acceptatie en uitrol verloopt hierdoor snel en prettig.

Pilot case bij Ipse de Bruggen

Bij steeds meer organisaties worden de bankpassen op naam uitgedeeld. Dit is het gevolg van aangescherpte wet -en regelgeving. In situaties waar medewerkers over geld van de zaak kunnen beschikken, is het gewenst dat medewerkers gebruik maken van een bankpas (of prepaid debitcard) op naam van natuurlijke personen.

Met een dergelijke werkwijze wordt de verantwoordelijkheid bij de medewerkers neergelegd. De transacties die men initieert dienen dan ook door deze medewerkers verantwoord te worden.

Daarnaast lijkt er bij zorginstellingen een trend te ontstaan van zelfsturende en flexibele teams, hiermee ontstaat de behoefte om meer verantwoordelijkheden bij de medewerkers neer te leggen. Het gebruik van de MobiBon stimuleert deze verschuiving van verantwoordelijkheden. Daarnaast zorgt deze werkwijze voor een efficiënte en snelle registratie op de locatie waar de transactie plaats vindt.

In het kader van meer zelforganiserende teams en dus meer ‘eigen’ verantwoordelijkheid, heeft Ipse de Bruggen na een pilot traject besloten deze werkwijze te gaan implementeren en de MobiBon in gebruik te nemen.

Hoe gaat uw organisatie om met dergelijke uitgaven?

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het bijhouden van een kas- en bankboek bij zorginstelling. Welke voor- en nadelen er zijn, hangt mede af van uw processen en werkwijze. Wij adviseren u graag, neem voor vrijblijvend advies contact met ons op!

Innovatie, dat is Theo’s speelveld. Trends herkennen en inspelen op nieuwe ontwikkelingen, daar krijgt hij een kick van. Bij Bizon houdt hij de innovatie-motor op gang. Samen met zijn product managers Ton, Mark en Jaap brengt hij de gewenste functionaliteiten in kaart en weet hij vervolgens altijd een paar klanten te motiveren om de producten als eerste te adopteren. Hij is altijd op zoek naar procesverbetering, binnen en buiten de zaak. Een prettige werkomgeving en de juiste tools voor zijn team vindt hij heel belangrijk.Problemen oplossen is ‘negatieve energie’. Liever werkt hij aan preventie, zorgt hij dat alles werkt, dat alles klopt, zodat problemen zich niet voordoen. Dat zit volgens hem in de genen en werkwijze van Bizon. Net zoals transparant en open communiceren én samenwerken. Hij wil zich vooral richten op ‘leuke dingen’ voor zijn klanten. Het succes (lees waardering) komt dan vanzelf. Theo is trots op zijn super-gedreven team en zijn klanten.
error: Content is protected !!