E-factureren is de toekomst

E-factureren is de toekomst

E-facturatie (elektronisch factureren) is de toekomst! Wat zijn de voordelen? En waarom is het NU van belang u daar op voor te bereiden!

Bij elektronisch factureren (e-facturatie) worden facturen via digitale, gestructureerde, bestanden verstuurd. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem digitaal worden verwerkt in het andere systeem. Daarmee is handmatige verwerking verleden tijd. Je hebt verschillende vormen van elektronische facturen (e-facturen), maar UBL -facturatie is in Europa de meest voorkomende.

UBL facturen

Een UBL-factuur is een factuur in Universal Business Language, een ‘taal’ waarin documenten opgesteld kunnen worden. UBL is in feite een serie afspraken over taal waarin systemen met elkaar kunnen praten. Dit houdt in dat bepaalde informatie altijd op dezelfde plek op de (digitale) factuur terug te vinden is. Daarmee is dit formaat bij uitstek geschikt voor financiële applicaties. Een groot voordeel van UBL is dat ook een PDF van de factuur is inbegrepen.

Op dit moment is de UBL factuur het meest geschikte formaat om e-facturen aangeleverd te krijgen. De verwachting is dat UBL facturen in de komende jaren het standaard formaat van factuuruitwisseling wordt in Europa.

De voordelen van e-facturatie:

  • Het zorgt voor meer gemak; de factuur verwerking verloopt automatisch.
  • De verwerking gaat een stuk sneller; de papierstroom wordt hiermee teruggedrongen.
  • Het is nauwkeuriger; er ontstaan geen fouten door handmatige verwerking van factureren.
  • Het is goedkoper; u bespaart immers op print-, porto en handelingskosten.

Verplicht e-factureren naar Rijksoverheid

Ook de EU stimuleert de uitwisseling van e-facturen. Inmiddels is de Europese richtlijn als verplichting verankerd in de Nederlandse Aanbestedingswetgeving. Concreet houdt dit in dat de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties per 18 april 2019 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.

Bizon is UBL ready

In Finall is de UBL-factuur te importeren en de werkwijze is daarbij gelijk aan ‘normale’ pdf-facturen. Voordeel is dat de factuur 100% herkend kan worden door het systeem. Daarnaast kan de boeking in veel gevallen automatisch op de juiste rekeningen, kostenplaatsen en BTW geboekt worden. De werkwijze voor het herkennen van factuurboekingen lijkt op de manier zoals in Finall bankafschriften automatisch geboekt worden: De omschrijvingen van uw leverancier op de factuur kunt u ‘vertalen’ naar uw eigen grootboekrekeningen en kostenplaatsen.

Wilt u meer weten?

Houd dan zeker onze website in de gaten, de komende tijd volgen er meer artikelen. Of meld u aan voor onze Finall Klantendag met het thema e-facturatie.

Jaap’s belangstelling gaat uit naar nieuwe ontwikkelingen en innovaties. Bij Bizon is hij druk met financiële applicaties, met name op het vlak van digitaliseren. Up-to-date vakkennis én de wensen van klanten zijn voor hem de basisvoorwaarden voor succes. Het is altijd een uitdaging om die, samen met de laatste wetgeving, in feilloos werkende software te vatten. Jaap gelooft heilig in de vele voordelen van standaard software. Zijn werk vereist kennis en creativiteit. Daarbij helpt het dat Bizon een platte en transparante organisatie is, waarin hij voor honderd procent zichzelf kan zijn.
error: Content is protected !!