CGS

Het CliëntGelden Systeem (CGS)

 

Zorginstellingen bieden eerst en vooral zorg aan de cliënt zelf. Maar hun taken kunnen verder reiken, tot zelfs bemoeienis met de financiën van de cliënt. Logisch, want als een cliënt zich daarover minder zorgen hoeft te maken, heeft dat een positief effect op zijn behandeling en verblijf.

Het beheren van cliëntgelden kan variëren van het verstrekken van zakgeld tot budgetbeheer en vaak zelfs tot bewindvoering. Om de eigenlijke zorg van de financiële zorg te scheiden, worden de beheeractiviteiten meestal ondergebracht in een aparte stichting. Deze stichting stelt samen met de cliënt, zijn begeleider en familie de jaarbegroting op. Dat is een belangrijk instrument om de uitgaven en doorbelastingen in een jaar te kunnen monitoren.

Hier komt het CliëntGelden Systeem (CGS) van pas. Het biedt uitgebreide tools voor het genereren, voorstellen, goedkeuren, bijstellen en rapporteren van de cliëntbegroting.

Voor intramurale cliënten wordt een aanschaf vaak vanuit de instelling betaald, of er wordt zakgeld verstrekt. Naast deze uitgaven zijn er vaak nog andere diensten die doorbelast moeten worden. Meestal kiest een zorginstelling ervoor om elke locatie te voorzien van een bankpas, vaak gecombineerd met een afdelingskas. Voor zorgmedewerkers biedt CGS een laagdrempelige Web-oplossing voor het registreren van allerlei uitgaven of facturen, waarbij een mix van exploitatie- en cliëntuitgaven bijna standaard is. De bankpasmutaties komen automatisch terecht in het kasboek en kunnen eenvoudig en snel gespecificeerd worden. Begrotingsoverschrijdingen worden direct gemeld. Na beoordeling door de teamleider wordt de kas afgesloten en worden de door te belasten zaken door backoffice per cliënt gesaldeerd en gespecificeerd. De exploitatie-gerelateerde uitgaven worden doorgestuurd naar het financiële pakket.

Backoffice is verantwoordelijk voor de uitgebreide cliëntadministratie, met als belangrijkste taken:

-Facturen betalen
-Begroting bewaken
-Rapportage en Verantwoording
-Controle en Periodieke Afrekening
-Bankverkeer
-Schulden administratie
-Post-,mail-, en dossierbeheer
-Inkomensbeheer/Bewindvoering

De betaal-, bank- en rapportageprocessen lopen grotendeels automatisch. CGS attendeert u op uitval, deadlines, overschrijdingen en geeft aan waar uw aandacht vereist is.

Het digitaliseren van grote hoeveelheden post is een belangrijke taak. CGS biedt u de hulpmiddelen om documenten automatisch te koppelen aan een dossier en/of taakhouder.

Archiveren is belangrijk, maar iets snel en eenvoudig terugvinden ook. Met de eigen zoekmachine van IBS kunt u elk document vinden.

Het tijdig informeren en communiceren met uw cliënten en relaties is een taak die steeds belangrijker wordt. Cliënten kunnen in hun eigen online omgeving hun dossier inzien en zo nodig vragen stellen of aanvragen indienen. Uw rol verandert, van administrateur naar coach.

Met Output Management kunt u periodieke rapportage en brieven per mail of via een portaal ter beschikking stellen. Ook de uitgaande post wordt gearchiveerd.

U beheert geld van anderen. Het is van belang dat dat correct, traceerbaar en betrouwbaar gebeurt. Met tools als autorisatie, rollen, logging, validatie, audittrail, functiescheiding wordt dit adequaat opgelost. Kortom, CGS is de extra hand waarmee u alle werkzaamheden rondom cliëntgeldenbeheer gestructureerd en efficiënt kunt uitvoeren.

error: Content is protected !!